Google Workspace vs Microsoft 365 2026：香港中小企點揀？
Google Workspace Business Starter $6 USD/月 vs Microsoft 365 Business Basic $6 USD/月，定價相近但生態截然不同。本文從 Email、協作、儲存、香港支援比較兩大辦公套件。
Google Workspace 同 Microsoft 365 Business Starter 同為每用戶 $6 USD/月，Google 協作更流暢、Docs/Sheets 即時同步更可靠，Microsoft 365 Excel/Word 功能更強大、Outlook 更適合大型企業郵件管理。
香港中小企揀辦公室套件，係一個幾重要嘅決定。揀錯咗，轉換成本好高——員工要重新學習、舊文件要遷移、Email 歷史要搬，費時費錢。本文直接比較兩套工具嘅實際差異，幫你做出最適合自己公司嘅選擇。
兩大套件定位差異
Google Workspace 由 Gmail、Google Drive、Docs、Sheets、Slides、Meet 等組成，係完全基於瀏覽器嘅雲端套件。2006 年推出，依家全球超過 300 萬家機構使用。
Microsoft 365 係 Office 套件嘅雲端版，包括 Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams、OneDrive。對於長期用開 Office 嘅公司，M365 嘅學習曲線幾乎係零。
根本定位差異：Google Workspace 係「雲端優先」——所有功能都喺瀏覽器運行，最強係多人協作。Microsoft 365 係「桌面應用加雲端備份」——仍以本地應用為核心，雲端係補充。
兩套入門版都係 $6 USD/用戶/月，但包含內容略有不同。Google Workspace Business Starter 包含 30GB 雲端空間，M365 Business Basic 包含 1TB OneDrive 空間，但 Business Basic 版唔包含桌面版 Office Apps（Word/Excel 桌面版需要 Business Standard，$12.5 USD/月）。
功能比較表（Email / 儲存 / 視頻會議 / Office Apps / AI 功能）
| 功能 | Google Workspace Business Starter | Microsoft 365 Business Basic |
|---|---|---|
| 月費（每用戶） | $6 USD | $6 USD |
| 企業 Email | Gmail for Business | Outlook（Exchange Online） |
| 雲端儲存 | 30GB（可升級） | 1TB OneDrive |
| 視頻會議 | Google Meet（250人） | Teams（300人） |
| Office Apps | Docs/Sheets/Slides（瀏覽器） | 瀏覽器版 Word/Excel/PowerPoint（無桌面版） |
| 實時協作 | 極強，最多 100 人同時編輯 | 較弱，偶有衝突 |
| AI 功能 | Gemini 集成（部分計劃） | Microsoft Copilot（需額外訂閱） |
| 離線工作 | 需要設定，體驗一般 | 桌面 Apps 原生支援離線 |
| 郵件大小限制 | 25MB 附件 | 25MB 附件 |
協作方面：Google Docs 係業界協作標準，多人編輯時看到對方游標，評論功能完善，歷史版本無限。M365 嘅 Office Online 協作功能近年改善咗好多，但仍不及 Google 流暢，特別係大型 Excel 檔案有機會出現同步衝突。
AI 方面：Google 將 Gemini 集成到 Workspace，Business 版已包含基本 AI 功能，包括 Gmail 智能回覆、Docs 輔助寫作。Microsoft Copilot 功能更強大，但需要額外訂閱 Copilot for Microsoft 365，費用係每用戶 $30 USD/月，成本相當高。
香港中小企實際使用場景
傳統零售或服務業（5-20人）：成員大多數習慣用 WhatsApp，唔太熟悉電腦操作，Google Workspace 嘅介面相對簡單，Gmail 易學，Google Drive 分享連結方便，推薦 Google Workspace。
專業服務公司（會計、法律、顧問）：日常需要處理大量複雜 Excel 表格、Word 合約文件，同客戶交換 .xlsx .docx 格式，Microsoft 365 嘅格式相容性更佳，桌面版 Office 功能更完整。
初創公司或科技公司：Google Workspace 係首選。開發者、設計師都習慣用 Google 工具，GitHub、Slack、Notion 等都有 Google 整合，管理方便，IT 管理員後台介面清晰。
跨國或多辦公室公司：Microsoft Teams 嘅企業通訊功能更完整，同 SharePoint、Power Platform 整合好，適合需要複雜 workflow 嘅大企業。
轉換成本同遷移注意事項
兩套之間轉換嘅最大成本唔係訂閱費，係員工時間同舊資料遷移。
由 M365 轉 Google Workspace：
- Email 歷史可用 Google Workspace Migration Tool 遷移，一般需要 1-3 日
- .docx .xlsx 文件導入 Google Drive 後大部分可以直接打開，但複雜格式可能走樣
- 員工習慣 Outlook 嘅可能需要 1-2 週適應 Gmail 介面
由 Google 轉 M365：
- Gmail 郵件可以用 Outlook 嘅 IMAP 導入工具遷移
- Google Sheets 嘅 Google 獨有函數（例如 ARRAYFORMULA、IMPORTRANGE）喺 Excel 唔支援，需要重寫公式
- 依賴 Google Forms 收集資料嘅公司需要改用 Microsoft Forms
建議：如果公司已用開其中一套超過 2 年，唔好輕易轉換，除非有明確痛點。
邊類公司適合哪個？
選 Google Workspace 如果你係：
- 初創或科技公司，需要輕量靈活嘅協作工具
- 主要用瀏覽器工作，唔依賴複雜桌面 App
- 員工分散在不同地點，需要強即時協作
- 預算有限，不想為桌面 Apps 額外付費
- 想簡單管理 IT，Google Admin Console 設置直觀
選 Microsoft 365 如果你係：
- 傳統行業，員工已熟悉 Word/Excel/Outlook
- 需要進階 Excel 功能（VBA、Power Query、Power Pivot）
- 同客戶或合作伙伴頻繁交換 Office 格式文件
- 已用 Microsoft 其他產品（Azure、Power BI、Dynamics）
- 員工需要離線工作（需要 Business Standard 或以上）
對於香港大多數 10 人以下嘅初創，Google Workspace 係更靈活同易用嘅選擇。但如果係傳統行業，員工年齡層較大，繼續用 Microsoft 365 阻力最小。
常見問題
Google Workspace 同免費 Gmail 有咩分別？ Google Workspace 使用你公司自訂域名（例如 [email protected]），有專屬管理員後台管理員工帳號，企業級安全設定，客戶支援，以及更大存儲空間。普通免費 Gmail 係個人用途，帳號結束僱傭關係後資料難以收回。
M365 Business Basic 無桌面版 Office，係咁㗎？ 係，Business Basic $6 USD/月 只有瀏覽器版 Office Apps。要有 Word/Excel/PowerPoint 桌面版，需要升級到 Business Standard，費用係 $12.5 USD/月。如果主要用 Excel 做複雜分析，Business Standard 先係正確選擇。
兩套都可以用自訂域名發 Email 嗎？ 係，兩套都支援自訂域名 Email。設定方式係修改域名嘅 MX Records，Google 同 Microsoft 都有詳細教程，香港常用的 GoDaddy 或 Cloudflare DNS 都支援。
如果公司人少，可唔可以混用兩套？ 技術上可以，但唔建議。員工用唔同系統，分享文件、開會用嘅工具唔統一，協作效率會大幅下降。建議全公司統一用一套。
Google Workspace 係咪有香港本地支援？ Google Workspace 有繁體中文介面，但客戶支援唔設香港本地電話，主要靠 Chat 或 Email 支援。如果需要本地人面對面支援，部分 Google 授權合作伙伴（Resellers）喺香港有辦事處。