Claude Projects 實用教學：香港打工仔如何建立 AI 知識庫、設定角色、一鍵生成工作報告

Claude Projects是Anthropic推出的AI知識庫功能，讓用家在同一個專案空間內上傳最多200,000 token（約150,000英文字或120,000中文字）的文件，並設定固定的AI角色指令，使每次對話都從相同的知識背景和工作方式出發。對香港打工仔而言，這個功能最直接的應用是：把公司常用文件、SOP、報告格式一次過傳入，讓Claude變成熟悉你工作語境的AI同事。

很多人用Claude的方式仍然停留在「開新對話、輸入問題、複製答案」這個循環。這種做法最大的問題是：每次對話結束，Claude就忘記了你是誰、你在做什麼、你公司的規矩是什麼。Claude Projects正是為了打破這個循環而設計——讓你建立一個有記憶、有脈絡、有個性的AI工作助手。

什麼是Claude Projects？

Claude Projects是Claude.ai提供的一個功能層，目前在Claude Pro和Team計劃內可用。你可以把它理解為一個「項目資料夾」，裡面包含三個核心元素：

1. 知識庫（Knowledge） — 上傳你的PDF、Word文件、CSV、純文字等檔案，Claude在這個專案內的所有對話都會參考這些文件
2. 系統提示（Custom instructions） — 設定Claude在這個專案裡的固定角色、工作方式和輸出格式
3. 對話記錄 — 在同一個Projects內的多次對話，Claude可以延續上次的脈絡

簡單來說，Claude Projects就是讓你把「一個有特定專業背景的AI同事」固定下來，而不是每次都要重新介紹自己。

第一步：建立你的第一個Project

打開Claude.ai，在左側側欄找到「Projects」，點擊「New Project」，然後為這個專案取一個清楚的名稱，例如「季度報告助手」或「客戶提案工具」。

名稱不是隨便取的——一個好的專案名稱讓你在有多個Projects的情況下，一眼知道要用哪個。建議按工作性質分類，例如：

專案名稱	適合對象	上傳文件類型
季度報告助手	財務/企劃人員	過往報告模板、KPI定義、財務詞彙表
客戶提案工具	銷售/顧問	公司服務介紹、過往提案範本、客戶FAQ
法律文件審閱	法務/行政	標準合約條款、公司法律政策文件
社交媒體助手	市場推廣	品牌指南、過往文案、語氣說明文件
HR政策查詢	人力資源	員工手冊、招聘流程、薪酬結構說明

第二步：上傳知識庫文件

建好Project之後，點擊「Add content」或「Upload files」，把相關文件加入知識庫。幾個實用提示：

文件格式支援：Claude目前支援PDF、TXT、DOCX、CSV、MD等常見格式。如果你的文件是圖片掃描版PDF，效果可能較差，建議先用OCR工具轉換成可搜尋的文字PDF。

上傳什麼最有用？

• 過往的報告或文案範本（讓Claude了解你想要的輸出格式）
• 公司術語表或縮寫說明（避免Claude用錯詞）
• SOP文件（讓Claude了解你的工作流程）
• 客戶背景資料（讓Claude在寫提案時有具體參考）
• 行業數據報告（提供知識背景）

不建議上傳什麼？

• 包含個人敏感資料的文件（如員工身份證號碼、完整薪酬記錄）
• 機密客戶合約（除非你的公司已評估數據保護風險）
• 超大量重複內容的文件（浪費token空間，效果不成正比）

第三步：設定系統提示（Custom Instructions）

這是Claude Projects最關鍵、也最容易被忽略的步驟。系統提示決定了Claude在這個專案裡的「個性」和工作方式。

點擊「Project instructions」或「Custom instructions」，然後輸入你的指令。以下是幾個針對香港職場的Prompt範本：

範本A — 財務報告助手

你是一位熟悉香港企業財務報告規範的助手。你的工作是幫助我撰寫和整理季度業績報告。
- 所有金額以港元（HK$）表示，千分位用逗號分隔
- 報告語言為繁體中文，正式書面語
- 提供數字時，永遠同時提供按年（YoY）和按季（QoQ）變化百分比
- 如有不確定的數字，請標明「待確認」而非自行猜測
- 報告格式參考我上傳的過往報告模板

範本B — 客戶提案助手

你是我的提案撰寫助手，熟悉我們公司的服務和定位。
- 語氣：專業但不過分正式，適合香港B2B業務場景
- 所有提案必須包含：問題陳述、我們的解決方案、預期成果、下一步建議
- 避免使用「最好」、「最強」等誇大字眼
- 提案長度控制在800-1200字繁體中文
- 參考知識庫中的過往提案風格

範本C — 社交媒體文案助手

你是我們品牌的社交媒體文案助手。
- 平台主要為Instagram和Facebook（香港受眾）
- 語言：繁體中文，可夾雜少量英文專有名詞
- 語氣：親切、輕鬆，但保持品牌一致性（詳見知識庫品牌指南）
- Instagram貼文：150-250字 + 3-5個hashtag
- Facebook貼文：200-400字，不加hashtag
- 不使用過時的網絡用語，以2024-2026年香港年輕人用語為準

第四步：實際工作場景示範

以「季度報告助手」為例，看看Projects如何改變工作流程：

舊方式（無Projects）：

1. 打開新的Claude對話
2. 輸入：「你好，我要寫Q1財務報告，我們公司是…（長篇背景說明）」
3. 貼上數據
4. 得到答案，但格式可能不符合公司要求
5. 再解釋：「我們公司的報告格式是…」
6. 重複修改

新方式（有Projects）：

1. 打開「季度報告助手」Project
2. 輸入：「以下是Q1數據，請生成執行摘要：[貼上數據]」
3. Claude已了解你的公司術語、報告格式、語氣要求，直接生成符合要求的版本

省下的不只是打字時間，更是大量的「解釋背景」時間。

香港打工仔常見的Projects應用場景

根據香港職場常見的工作模式，以下幾個應用特別值得嘗試：

金融服務業：把公司的合規條款、產品說明書、監管指引（如SFC、HKMA的相關文件）加入知識庫，讓Claude在協助撰寫客戶通訊或內部報告時自動引用正確的合規框架，減少人工核對時間。

法律/諮詢行業：上傳標準合約條款和過往案例摘要（去除敏感資料後），讓Claude協助初步分析合約條文差異，或快速生成意見書草稿供律師修改。

市場推廣：品牌指南、過往campaign文案、目標受眾描述全部入庫，讓每一篇社交媒體文案或廣告文字都保持品牌語氣一致，不再需要每次重新解釋品牌調性。

教育機構：把課程大綱、評核標準、常見學生問題FAQ加入知識庫，讓Claude協助快速生成個人化反饋或課程材料草稿。

Projects的限制與注意事項

Claude Projects非常好用，但有幾點限制需要了解：

Token上限：每個Project的知識庫上限約200,000 tokens，超過後需要刪除部分文件才能繼續添加。如果你有大量文件，建議按主題分拆成多個Projects，而不是塞進同一個。

文件更新：上傳的文件不會自動同步，如果你的SOP更新了，需要手動刪除舊版本並重新上傳新版本。養成習慣，在文件名稱中加入日期（例如「SOP_報銷流程_20260501.pdf」），方便日後管理。

隱私考慮：上傳到Claude的文件會透過Anthropic的伺服器處理。Anthropic表示Pro和Team計劃的數據不會用於訓練模型，但如果你的公司有嚴格的數據本地化要求，上傳前應先諮詢你的IT或法務部門。

常見問題

Claude Projects和直接在對話框貼上文件有什麼分別？ 直接在對話框貼文件，這些內容只在那一次對話有效，對話結束後Claude就忘記了。Claude Projects的知識庫是持久的，每次打開這個專案都能直接使用，省去重複上傳的步驟。對於需要長期參考同一組文件的工作任務，Projects的效率優勢非常明顯。

Claude Pro計劃的月費是多少？Projects功能是否包含在內？ 截至2026年5月，Claude Pro的月費約為US$20（約港幣156元），Claude Projects功能包含在Pro計劃內，不需要額外付費。Claude Team計劃則提供更多企業功能，月費約為每用戶US$25，同樣包含Projects功能。定價可能會更新，建議到Claude.ai官網確認最新收費。

系統提示（Custom Instructions）有字數上限嗎？ 有。Claude Projects的Custom Instructions目前建議保持在2000字元以內，太長的指令有時反而會讓Claude抓不住重點。建議把最重要的工作規則放在最前面，用條列式清單代替長篇解釋，讓Claude更容易理解和執行。

如果我同時需要英文和繁體中文輸出，應該怎樣設定？ 在Custom Instructions中明確說明：「根據我的提問語言決定回答語言：如我用英文提問，用英文回答；如我用繁體中文提問，用繁體中文回答」。Claude通常能很好地遵守這個指令，讓你在同一個Project內靈活切換語言。

Claude Projects的知識庫會自動更新網上資訊嗎？ 不會。你上傳到知識庫的是靜態文件，Claude不會自動抓取網上的最新資訊來更新這些文件。如果你的工作需要引用最新市場數據或新聞，建議結合使用Claude的網頁搜尋功能（在對話中手動搜尋），而不是把實時資訊放進Projects知識庫。